Cum sa construiesti relatii puternice de afaceri la distanta

Un studiu efectuat chiar inainte de pandemie a chestionat 82 de manageri din patru regiuni ale lumii cu privire la modul in care decid sa aiba incredere in noii parteneri de afaceri. In perioada de varf a pandemiei studiul a reintervievat 21 dintre acesti manageri si i-a intrebat cum le-a afectat pandemia capacitatea de a dezvolta noi relatii de business.

Autorii studiului au aflat ca diferentele culturale inca exista, dar ca experienta comuna legata de intalnirile virtuale a dus la un consens: e aproape imposibil sa construiesti relatii de incredere cand te poti intalni doar virtual.
Autorii au ridicat cateva probleme cu privire la provocarile pe care managerii le-au avut de infruntat in construirea relatiilor de business in lumea virtuala si iti ofera mai jos sfaturi cu privire la modul in care poti depasi aceste probleme.

Desi multi manageri s-au adaptat la intalnirile virtuale ca inlocuitor al intalnirilor fata in fata ca urmare a pandemiei Covid19, dezvoltarea unor relatii noi de business in online vine la pachet cu o serie aparte de provocari.
Pentru ca relatiile de business se construiesc pe incredere, este esential sa faci un efort sa depasesti neajunsurile interactiunilor virtuale.
Asa cum se arata si in cartea “In cautarea increderii in economia globala”, chiar inainte de pandemie, autorii au intervievat 82 de manageri din patru regiuni ale lumii despre felul in care decid sa aiba incredere in noii lor parteneri de afaceri. Raspunsurile lor au variat in functie de regiune si de cultura.

De pilda, managerii din America Latina si din Orientul Mijlociu/Asia de Sud au spus ca au nevoie de timp pentru a cunoaste noii parteneri de afaceri fata in fata, astfel incat sa stabileasca o relatie de incredere.
In America Latina managerii folosesc acest timp pentru a evalua eventualele valori comune cu potentialii parteneri de afaceri, in timp ce in Orientul Mijlociu/Asia de Sud managerii se concentreaza pe evaluarea respectului pentru diferite valori.
In noiembrie si decembrie 2020 au fost reintervievati 21 dintre managerii de mai sus, fiind intrebati cum le-a afectat pandemia capacitatea de a dezvolta noi relatii de business.

Diferentele culturale inca existau. De pilda, increderea nu a suferit modificari in perioada de pandemie. Inca era la un nivel scazut in Orientul Mijlociu/Asia de Sud fata de Estul si Vestul Asiei. Insa experienta comuna a managerilor, legata de faptul ca au fost nevoiti sa se intalneasca virtual a generat un consens: este aproape imposibil de construit relatii de incredere cand nu te poti intalni decat virtual. Ei au explicat ca intalnirile virtuale sunt tranzactionale, dar ca e nevoie de construirea unor relatii mai profunde pentru a decide daca poti avea incredere in parteneri noi de afaceri.
Iata care sunt provocarile de care s-au lovit managerii in construirea de relatii in plan virtual, dar si cateva sfaturi pentru modul in care ai putea depasi aceste provocari.

Provocarea

Interviurile efectuate inainte de pandemie au identificat patru criterii pe care managerii le-au folosit pentru a lua decizii de incredere: deschiderea, competenta, respectul si relatia (valori similare). Interviurile din timpul pandemiei au subliniat cat de dificil este sa cauti informatii pentru a evalua potentialii parteneri in functie de aceste criterii atunci cand interactiunea sociala este limitata la interactiuni online si limitate de timp.
„Este destul de dificil pentru noi sa evaluam gradul de competenta inainte (de intalnirea cu ei)” a spus un manager din Japonia.

Un alt manager din Hong Kong a adaugat: „Cred ca e foarte dificil sa convingi oamenii sa semneze un acord de un miliard de dolari, in Cambodgia de pilda, fara sa fi vazut de fapt terenul sau proiectul”.
Participantii s-au plans, de asemenea, ca interactiunea online le-a limitat capacitatea de a vedea si auzi modul in care potentialii parteneri de afaceri au interactionat intre ei.
Un manager din Thailanda a explicat ca a fost foarte dificil de inteles – doar din intalnirile virtuale – procesul decizional intr-o companie a unui potential partener. In cele din urma, compania sa a renuntat sa ia vreo decizie finala pana cand pandemia nu le-a permis sa se intalneasca fata in fata. Managerul a mai spus ca dupa ce au vazut despre ce era vorba, au constatat ca toate deciziile erau luate de un singur om, iar in final au decis sa nu lucreze impreuna.

Sfatul expertilor

In doi ani de pandemie, toata lumea a invatat multe despre ceea ce poate si nu poate face in online. Managerii intervievati au acumulat o experienta si o intelepciune semnificativa in ceea ce priveste construirea increderii in noii parteneri de afaceri. Iata patru lectii extrase din experientele lor.

1. Nu sari peste aspectele personale

Desi nu e tocmai ideal sa incerci sa cunosti oamenii in mediul virtual, acesta este un aspect important pentru construirea increderii in contextul construirii de noi relatii. Iata de ce este important sa fii hotarat sa dedici timp conversatiilor mai personale:
“In spatiul virtual ai mai putine sanse sa cunosti persoana cu care stai de vorba. Timpul este foarte limitat si nu incepi sa vorbesti despre familia ta sau despre cum ai crescut. Evident, este mult mai dificil sa abordezi subiecte personale intr-un mediu virtual decat daca ai merge la pranz cu cineva, situatie in care barierele cad sau se ridica in jumatate de ora de stat impreuna”, crede un manager din Bolivia.

“In general nu ai timp pentru aceste discutii pentru ca ai alte lucruri pe agenda. Daca participi la o intalnire online, nu acorzi destul timp discutiilor offline, care iti ofera indicii”, spune un manager din Germania.

“Ascultam si urmarim clipurile video si tot ce mai apare, dar tot preferam intalnirile fata in fata. In cadrul acestor intalniri exista si celelalte conversatii care au loc dupa intalniri. Aceasta parte are loc acum pe Whatsapp sau iMessage si la telefon. In momentele petrecute fata in fata construiesti o relatie cu partenerul”, spune un manager din Singapore.

2. Foloseste-ti retelele

Oamenii de incredere din cadrul retelelor tale deja existente iti pot prezenta potentiali parteneri sau te pot ajuta sa ii evaluezi. Ei pot actiona ca un broker pentru tine. Trebuie doar sa discuti clar ce interese comune ai putea avea cu potentialul partener si ce intrebari ai despre el. Iata ce au avut de spus cativa participanti despre crearea de retele:

“Nu exista o formula. Pur si simplu trebuie sa cauti oameni din reteaua ta care te pot ajuta cel mai mult si care sunt dispusi sa faca asta. Iar eu am identificat trei sau patru astfel de persoane. Ii voi aborda si le voi spune “trebuie sa ma intalnesc cu o anumita persoana. Ma poti prezenta tu?”” spune un manager din SUA.

“Un client neamt ne-a prezentat filialei sale din Austria. Si am avut un sezon bun cu austriecii. Dupa care a existat o realiniere la nivel de companie care ne-a facut sa credem ca am putea pierde toate contractele cu ei. In schimb, noul management de la varf, cu care nu am lucrat pana acum, a spus ca vrea sa continue cu noi anul urmator”, a spus un manager din Italia.

“Importanta referintelor a atins cote uriase, pentru ca nu e usor sa iti faci conexiuni cu persoane pe care nu le cunosti. Oamenii cer din ce in ce mai mult referinte, pentru ca nu putem avea contacte anonime cu ei. Avem mailuri si tot restul, dar nu e suficient”, crede un manager din Turcia.

Un manager japonez a explicat ca a identificat noi afaceri potentiale in Taiwan, dar din pricina pandemiei, nu a putut face o vizita la fata locului. In schimb, s-a orientat catre o alta companie japoneza in care avea incredere si despre care stia ca are oameni in Taiwan care puteau vizita locatia si sa se intalneasca cu partenerii de acolo. “In principiu acum intrebam compania terta in care avem incredere”.

3. Ia in calcul un trial cu un partener nou

Daca cineva se indreapta catre tine cu privire in vederea unei afaceri noi, poti incepe cu o investitie mai mica decat ai face daca te-ai putea intalni in persoana cu potentialii parteneri. De asemenea, daca tu iei contact cu cineva pentru o afacere noua, trebuie sa intelegi ca o eventuala preferinta a cuiva pentru afaceri mai mici in prima faza poate duc mai tarziu si la deal-uri mai mari.
“Am incheiat o tranzactie saptamana trecuta. A fost prima data cand am avut de-a face cu acest partener, dar ne-au placut oportunitatea si pietele, iar auditul nostru a fost pozitiv in consiliu. Am fost dispusi sa investim fonduri mai mari in aceasta oportunitate de investitii, insa din cauza imposibilitatii de a intalni echipa fata in fata si de a vedea compania cu ochii nostri, am decis sa etapizam investitia. Am spus ca am vrea sa investim o anumita suma acum si sa avem optiunea de investi sume suplimentare in viitor, dupa ce are loc o intalnire fata in fata”, a sous un manager din Arabia Saudita.

4. Impartaseste expertiza cu partenerii de incredere

Ii poti ajuta pe parteneri sa-si eficientizeze procesele – generand economii – sau sa le ofere servicii mai bune clientilor lor – dezvoltand noi afaceri pentru ei dar si pentru tine.
“Construim niste instrumente online pentru a-i ajuta sa-si vanda produsele. Aceasta ne ajuta sa ne vindem noi produsul, dar ii ajuta si pe ei sa-si vanda toate produsele pe care le detin. Acest proces ne-a ajutat sa ne extindem colaborarea cu ei, deoarece ei vad ca suntem gata sa-i ajutam. Este mai mult decat o afacere; e mai degraba ca si cum am incerca sa ne ajutam unii pe altii sa supravietuim in acest nou mediu” a explicat un manager din Nicaragua.
Un alt manager din Finlanda spune ca echipamentele companiei sale aveau capacitatea de a transmite informatii digitale despre performanta. Clientii care nu au optat pentru acest serviciu in contractele lor initiale se intrebau ulterior cum sa-l activeze si cum sa profite la maximum de el in timpul pandemiei. Rezultatul a insemnat activitati noi pentru compania lui si noi modalitati de marketing pentru serviciile pe care compania sa le putea oferi.

Viitorul cautarii increderii

Participantii au fost de acord ca ceea ce au invatat in pandemie despre lucrul in online va aduce schimbari de durata, dar ca nu va duce in niciun caz la renuntarea completa la intalnirile fata in fata, atunci cand se decide daca sa aiba sau nu incredere intr-un potential nou partener.
“Poate ca va fi mai mult online dupa Covid-19, dar nu cred ca va fi doar online, pentru ca suntem oameni. Toata lumea vrea sa se intoarca la ceea ce facea inainte, insa exista totusi cateva intalniri pe care ambele parti inteleg ca le putem avea online” a spus un manager din Italia.

Un alt manager din SUA spune: “Cred ca partial lucrurile vor reveni la ceea ce era odata, legat de intalnirile fata in fata, dar nu cred ca se va mai ajunge vreodata acolo complet. Pandemia se va prelungi mult prea mult. Si vom dezvolta obiceiuri si strategii noi si instrumente noi de comunicare, cu care ne vom obisnui si cu care ne vom simti suficient de confortabil. Iar in multe cazuri, vom descoperi ca este suficient de bine. Nu mai este la fel de important pentru mine sa fiu prezent personal in unele dintre situatiile in care as fi facut-o in trecut. Nu e la fel de bine ca daca as fi acolo personal, dar imi ofera o oportunitate de a-mi folosi mai bine timpul si de a nu mai fi nevoit sa fac toate calatoriile pe care le faceam in trecut”.

Pe masura ce pandemia a continuat sa interfereze cu dezvoltarea personala a afacerii lor, managerii au devenit mai resemnati cu interactiunea online si chiar vad unele beneficii ale acesteia. Insa experienta Covid-19 ne-a invatat ca atunci cand vine vorba despre construirea de relatii in scop de business, este important sa folosim relatiile de afaceri in mod intentional.
Insista pe conversatii personale chiar si atunci cand esti online, foloseste-ti retelele pentru a-ti face contacte noi si pentru a evalua parteneri potentiali, ia in calcul si un trial limitat inainte de a-ti asuma un risc important sau de a spune nu definitiv unui deal si gaseste modalitati creative de a-ti ajuta partenerii de incredere sa isi dezvolte si sa isi eficintizeze afacerile.

Sursa:https://hbr.org/2022/05/how-to-build-strong-business-relationships-remotely